Lea esto primeroTres cosas que lo deciden todo
1. Hay dos productos WhatsApp Business. Usted quiere el gratuito.
| Business App | Business Platform (API) | |
|---|---|---|
| Costo | Gratis | Cobro por mensaje más una suscripción al proveedor: a menudo entre $50 y $500 USD al mes, y encima los costos de implementación |
| Configuración | Diez minutos en su celular | Requiere un proveedor de soluciones o un desarrollador |
| Dónde trabaja | La app del celular, más las computadoras vinculadas | Dentro de su propio CRM o software de atención al cliente |
| Uso en equipo | Solo compartiendo dispositivos: sin roles ni asignación de chats | Multiagente de verdad, con usuarios ilimitados |
| Ideal para | Casi cualquier negocio pequeño | Cientos de conversaciones al día, o un equipo de soporte |
Esta guía trata sobre la Business App gratuita. La API no es un punto de partida, y si la necesitara, ya lo sabría.
2. Un número de teléfono, una sola app de WhatsApp.
No puede tener WhatsApp personal y WhatsApp Business funcionando con el mismo número al mismo tiempo. De aquí sale la decisión más importante de esta guía, y equivocarse significa perder sus chats personales o meter a los clientes dentro de las conversaciones de su familia.
Lo mejor: un segundo número
Un SIM o un eSIM aparte para el negocio. Las dos apps conviven en un mismo celular. Los chats del negocio quedan separados de los personales, y más adelante puede entregarle el número del negocio a otra persona sin regalar su vida privada.
Funciona: convertir su número
Pase el número que ya usa a WhatsApp Business y llévese con él su historial de chats. Está perfectamente contemplado. Pero su WhatsApp personal con ese número se termina, y volver atrás después borra todos los datos del negocio.
3. Todo empieza en un celular.
No puede crear una cuenta de WhatsApp Business en web.whatsapp.com ni en la app de escritorio. Primero tiene que registrarse en un celular y vincular la computadora después. Aquí se pierde mucho tiempo de verdad.
Parte 1Antes de empezar
Imprescindible
- Un celular inteligente: Android o iPhone. El registro no se puede hacer en ningún otro lado.
- Un número de teléfono con un SIM activo. Vea en la tabla de abajo cuáles sirven.
- El nombre de su negocio, ya decidido. Cambiarlo después activa una revisión.
- Una categoría de negocio: la elegirá de la lista de WhatsApp.
Muy recomendable
- Un logo: cuadrado, de unos 640 × 640 píxeles, se muestra en círculo
- Una descripción corta de su negocio
- Su dirección, horario de atención, correo electrónico y sitio web
- Fotos y precios de sus productos, si va a armar un catálogo
- Sus mensajes de bienvenida y de ausencia, ya redactados
Qué números de teléfono sirven de verdad
| Número de celular con SIM activo |
✓ Sirve | La opción más sencilla. Un segundo SIM o un eSIM mantiene lo del negocio y lo personal bien separados. |
| Teléfono fijo | ✓ Sirve | Sí, de verdad. Regístrese en la app Business, deje que falle el mensaje de texto y luego toque Llámame: una llamada automática le dicta el código en voz alta. La línea tiene que aceptar llamadas internacionales. No sirven los números gratuitos (toll-free) ni los que solo se contestan por extensión. |
| Google Voice, TextNow y otros servicios VoIP |
✗ Bloqueados | Bloqueados para registros nuevos desde alrededor de 2024. Verá Este número de teléfono no es compatible, o el código sencillamente nunca llega. No hay manera de evitarlo. |
Si su negocio ya tiene un teléfono fijo que los clientes conocen, puede ponerle WhatsApp. Las llamadas de voz y de video solo funcionarán en el celular donde corre la app, no en el aparato fijo; pero para mensajes funciona, y así el número de su letrero es el mismo número de WhatsApp.
Parte 2Convertir un número que ya usa
Pase a la Parte 3. Esta parte es solo para mover un número que hoy está en WhatsApp personal.
Haga la copia justo antes de empezar: ni anoche, ni esta mañana. Todo lo que haya pasado desde su última copia no va a sobrevivir al traslado, y la copia automática de la madrugada no alcanza.
Abra WhatsApp Messenger (el personal) y vaya a Configuración → Chats → Copia de seguridad → Guardar. Espere a que termine por completo.
Instale WhatsApp Business desde Google Play. Es una app aparte: por ahora deje las dos instaladas.
Abra WhatsApp Business, acepte las condiciones y escriba el mismo número de teléfono.
Verifique con el código de 6 dígitos que llega por mensaje de texto.
Cuando se lo pida, confirme la transferencia del historial de chats. La app detecta su cuenta existente y le ofrece restaurar desde su copia de seguridad de Google Drive.
Configure su perfil de empresa (Parte 4).
Revise que estén todos sus chats y archivos antes de borrar o desinstalar nada.
La misma secuencia, pero la copia de seguridad y la restauración pasan por iCloud. Confirme primero que WhatsApp esté activado en su configuración de iCloud y luego haga la copia manualmente antes de empezar.
Cuenta equivocada. La restauración tiene que usar la misma cuenta de Google o de iCloud con la que se hizo la copia. Que no coincidan es, con mucha diferencia, el motivo más común de que una restauración no encuentre nada.
SIM inactivo. El SIM tiene que estar activo para recibir el código de verificación. Uno inactivo lo mete en un círculo del que no se puede salir.
Más adelante puede regresar a WhatsApp personal, pero su catálogo, sus colecciones, sus mensajes de bienvenida y de ausencia, sus respuestas rápidas y sus etiquetas se borran para siempre. No hay exportación ni recuperación. Tome este paso como una decisión, no como un experimento.
Parte 3Instalar y registrarse
Busque WhatsApp Business en la App Store o en Google Play e instálela.
Es una app distinta de WhatsApp Messenger, con otro ícono. Asegúrese de tener la correcta.
Ábrala y acepte las Condiciones del Servicio.
Elija su código de país y escriba su número de teléfono en formato internacional completo, sin espacios, guiones ni paréntesis.
Escriba el código de 6 dígitos que llega por mensaje de texto.
Si el mensaje no llega —o si usa un teléfono fijo— toque Llámame. Una llamada automática le dicta el código en voz alta.
Restaure su copia de seguridad si está convirtiendo un número que ya usaba, o sáltelo si empieza de cero.
Escriba el nombre de su negocio.
Elija una categoría: Compras y tiendas, Comida y bebida, Belleza y cuidado personal, Salud y bienestar, y así.
Agregue su foto de perfil. Siga a la Parte 4 para terminarlo bien.
Puede cambiarlo después, pero los cambios se revisan; y si algún día llega a ser una empresa verificada, cambiar el nombre vuelve a activar la revisión completa de Meta, que tarda días. Algunas fuentes todavía dicen que el nombre es permanente; parece ser información vieja, pero de cualquier forma la conclusión es la misma: acierte ahora.
Buena práctica: que coincida exactamente con su sitio web y su letrero. Sin direcciones web, sin emojis, sin MAYÚSCULAS salvo que sea una sigla real. Los nombres genéricos como "Cuenta Oficial" se rechazan.
Parte 4Complete su perfil de empresa
Un perfil completo es lo que separa a un negocio en el que la gente confía de un número que la gente ignora. Complete todos los campos que esté dispuesto a publicar.
| Foto de perfil | Su logo. Cuadrado, de unos 640 × 640 px. Se recorta en círculo, así que deje lo importante en el centro y un buen margen alrededor. |
| Nombre del negocio | Siempre visible. Unos 25 caracteres. |
| Info (About) | Siempre visible, unos 139 caracteres. Es su presentación de una línea: trátela como el texto más valioso del perfil. "Pan fresco todos los días · Pasteles por encargo · Abrimos a las 7 a. m.". |
| Descripción | Una explicación más larga de lo que hace, que queda detrás de la vista del perfil. |
| Categoría | Siempre visible. Una categoría principal de la lista. |
| Horario comercial | Una cuadrícula de siete días. Póngalo en la zona horaria de sus clientes. Los clientes de verdad lo revisan antes de escribirle. |
| Dirección | Coloca un pin de mapa en su perfil. Use una dirección real, no un apartado postal. Sáltela si trabaja desde su casa y no quiere que sea pública. |
| Correo electrónico | Una sola dirección: use un buzón que alguien revise de verdad. |
| Sitio web | Hasta dos enlaces. |
Es una de las pocas cosas que se ven antes de que alguien abra un chat. No lo desperdicie en "¡Bienvenidos a nuestra página!": ponga qué vende, dónde y a qué hora abre. Esos 139 caracteres se leen muchísimo más que su descripción.
Parte 5Arme su catálogo
Su catálogo convierte una conversación en una vitrina. Los clientes ven sus productos sin salir del chat, y usted deja de escribir precios veinte veces por semana.
Suba de 1 a 10 fotos del artículo. JPEG o PNG, cada una de menos de 5 MB.
Buena luz y un fondo liso valen más que una cámara profesional. Tómelas con su celular cerca de una ventana.
Escriba el nombre del artículo: es obligatorio y admite unos 100 caracteres.
Agregue el precio. Es opcional, pero no ponerlo significa contestar "¿cuánto cuesta?" en absolutamente todos los chats.
Agregue una descripción de unos 500 caracteres. Tamaños, materiales, tiempo de entrega, qué incluye.
Agregue un código de producto y un enlace al artículo en su propio sitio web, si tiene uno.
Toque Guardar. El artículo se publica de inmediato.
Cuando tenga varios artículos, agrúpelos en Colecciones —"Pasteles", "Panes", "Temporada"— para que la gente encuentre las cosas.
Puede tener alrededor de 500 artículos, con hasta 10 fotos cada uno.
Fuera de la India y Brasil, WhatsApp no puede procesar pagos. Los clientes agregan artículos a un carrito y le mandan el pedido como mensaje; el cobro lo organiza usted por su cuenta, con un enlace, una factura o en persona. Quien describa clientes pagando dentro de WhatsApp está describiendo la India o Brasil, no Estados Unidos, el Reino Unido ni Europa.
Parte 6Respuestas automáticas y su enlace de chat
Mensaje de bienvenida
Se envía automáticamente la primera vez que alguien le escribe, o después de 14 días sin conversación. Que sea corto y útil: diga qué hace y haga la única pregunta que le ahorra una ida y vuelta.
"¡Hola, gracias por escribirle a Panadería La Espiga! Para atenderlo más rápido: ¿nos consulta por un pastel por encargo o por algo del mostrador de hoy? Nuestro catálogo está en el perfil."
Mensaje de ausencia
Se envía fuera de su horario de atención. Cumple dos funciones: dejar claro cuándo va a responder y darle a la persona algo que hacer mientras tanto.
"¡Gracias por su mensaje! Ahora estamos cerrados y respondemos a partir de las 7 a. m. Si es por un pastel por encargo, mándenos la fecha, el tamaño y el sabor, y le contestamos a primera hora."
Respuestas rápidas
Atajos para lo que escribe todo el tiempo. Escriba / y el nombre del atajo, y aparece el mensaje completo. Puede guardar hasta 50. Empiece por estas:
- /horario: su horario de atención
- /precio: el precio que más le preguntan, o su precio desde
- /ubicacion: su dirección, con notas de estacionamiento o de cómo llegar
- /reservar: cómo reservar, con el enlace
- /anticipo: condiciones de anticipo y de pago
Etiquetas
Etiquetas de colores para sus conversaciones. WhatsApp trae unas por defecto —Nuevo cliente, Nuevo pedido, Pago pendiente, Pagado, Pedido completo— y usted puede agregar las suyas. Es lo más parecido a una base de datos de clientes que tiene la app gratuita, y sirve de verdad en cuanto pasa de unos pocos chats al día.
Su enlace de chat y su código QR
Su enlace tiene la forma wa.me/ seguida de su código de país y su número, solo dígitos: sin el signo más, sin espacios ni guiones. Por ejemplo: https://wa.me/14155551234
También puede dejar escrito de antemano el primer mensaje, lo que aumenta bastante cuánta gente termina enviándolo:
https://wa.me/14155551234?text=Hola%2C%20quiero%20informaci%C3%B3n%20sobre%20los%20pasteles
Los espacios se convierten en %20, las comas en %2C y las letras con tilde o con eñe en secuencias como %C3%B3, que es la ó. La pantalla Enlace corto de la app lo arma por usted, si prefiere no escribirlo a mano.
Ponga su código QR en la vidriera, en los recibos, en la camioneta y en sus tarjetas de presentación. Pero primero abra el enlace en el navegador de un iPhone y de un celular Android: descubrir un error de dedo después de imprimir quinientos volantes es una lección cara.
Parte 7Protéjala y conéctela
Verificación en dos pasos: hágalo hoy
Esto pone un PIN de 6 dígitos que se pide cada vez que su número se registra en un dispositivo nuevo. Es su defensa contra los ataques de intercambio de SIM, que son la forma principal en que roban cuentas de WhatsApp de negocios.
Cree el PIN, confírmelo y —esta parte importa— agregue un correo electrónico de recuperación y verifíquelo.
No hay atajo ni línea de soporte que se lo salte. Agregue el correo mientras configura el PIN, no después.
Usar WhatsApp Business en su computadora
En su computadora, abra web.whatsapp.com o instale la app de escritorio de WhatsApp.
En su celular, vaya a Configuración → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo.
Escanee el código QR que aparece en la pantalla de su computadora.
Todo se sincroniza entre dispositivos, y las computadoras vinculadas siguen funcionando incluso con el celular apagado.
Su celular principal tiene que conectarse a internet al menos una vez cada 14 días, o todos los dispositivos vinculados se desconectan y tendrá que volver a escanear los códigos QR. Si deja el celular del negocio guardado en un cajón, esto lo va a agarrar desprevenido.
Puede vincular varios dispositivos: normalmente cuatro además del celular, y más en los planes pagos de Meta Verified. Pero no hay roles, ni permisos, ni asignación de chats, ni notas internas. Todos ven todo y nadie sabe quién le está respondiendo a quién. Está pensado para una persona en varias pantallas, no para dos personas compartiendo una bandeja de entrada. Trabajar en equipo de verdad requiere la API.
Conectar con su página de Facebook
Vaya a la Página → Configuración de Facebook.
Seleccione WhatsApp en la barra lateral izquierda.
Elija su código de país, escriba su número de WhatsApp Business y haga clic en Continuar.
Escriba el código de confirmación que llega a ese número y haga clic en Confirmar.
Esto agrega un botón de WhatsApp a su página de Facebook, le permite atender los mensajes de WhatsApp, Messenger e Instagram en una sola bandeja de entrada y habilita los anuncios de clic a WhatsApp. Puede agregar el mismo número a su cuenta profesional de Instagram para tener también ahí un botón de WhatsApp.
La insignia de verificado: la respuesta honesta
Meta dice claramente que el estado de cuenta de empresa oficial no se otorga a los números de teléfono de la app WhatsApp Business. Es solo para quienes usan la API, y aun así depende de ser una marca conocida con cobertura importante en los medios. La mayoría de los artículos que le explican cómo "conseguir el check verde" se equivocan en las dos cosas, y además la insignia ahora es azul, no verde.
La vía realista para quien usa la app es Meta Verified, una suscripción mensual de pago que arranca alrededor de $14.99 USD en el nivel estándar para negocios y sube bastante en los niveles superiores, y que se cobra por separado en cada plataforma. Incluye la insignia, protección contra suplantación de identidad y soporte prioritario.
El nombre aprobado de su negocio ahora aparece en los chats de cualquier empresa que haya pasado la verificación de empresa, no solo de las que tienen insignia. Esa era la principal ventaja práctica de la insignia, y ya no existe. No necesita la insignia para verse legítimo ante sus clientes.
Parte 8Cuando algo sale mal
| Problema | Qué hacer |
|---|---|
| "Este número ya está registrado" | Un número solo puede estar activo en una app de WhatsApp a la vez. Migre la cuenta existente (Parte 2) o use otro número. Borrar la cuenta en la app anterior libera el número. |
| El código de verificación nunca llega | Revise esto en orden: confirme con su operador que el SIM esté activo; revise el formato del número (código de país, sin el cero inicial, sin espacios ni guiones); cambie entre Wi-Fi y datos móviles; fíjese si un bloqueador de llamadas, un filtro de spam o el modo No molestar lo está interceptando; y use la opción "Llámame", que funciona cuando el SMS no. Espere varios minutos antes de pedir un código nuevo. |
| "Demasiados intentos" | Pidió códigos con demasiada frecuencia y activó la protección contra abusos. Espere varias horas. Volver a intentarlo antes alarga el bloqueo en lugar de acortarlo. |
| Me rechazan mi número de Google Voice | Los números VoIP están bloqueados a propósito. En la app gratuita no hay forma de evitarlo. Use un número de celular real, o un teléfono fijo con el método "Llámame". |
| Bloqueado al registrarme, o "esta cuenta no puede usar WhatsApp Business" |
Suele ser un número con historial previo de infracciones, o un número reciclado o VoIP. Toque "Solicitar revisión" en el aviso del bloqueo, explique su situación y envíelo. La mayoría de las revisiones se resuelven en unas 24 horas. Mandar varias apelaciones no lo acelera. Si no aparece la opción "Solicitar revisión", el bloqueo es permanente y necesitará otro número. |
| Mis chats no se pasaron | Casi siempre es que la cuenta de la copia de seguridad no coincide: la restauración tiene que usar la misma cuenta de Google o de iCloud con la que se hizo la copia. Revise qué cuenta está conectada en el dispositivo. Pasar de Android a iPhone requiere el flujo de transferencia específico, no una restauración desde la nube. |
| Se desconectaron todas mis computadoras vinculadas | Su celular principal pasó más de 14 días sin conectarse a internet. Conecte el celular y vuelva a escanear los códigos QR. |
| Mis correos al soporte de WhatsApp rebotan | Las direcciones de correo de soporte directo ya no aceptan solicitudes. Use Configuración → Ayuda → Contáctanos dentro de la app. |
| Me reportan o me bloquean seguido | Los bloqueos dependen muchísimo de cuánta gente lo bloquea y lo reporta. Nunca le escriba a alguien que no le dio su número para eso, nunca use listas de contactos compradas y nunca use apps modificadas de WhatsApp ni herramientas de envío masivo. Las listas de difusión tienen un tope de 256 contactos guardados y solo llegan a quienes tengan su número guardado, sin ningún aviso cuando no lo tienen. |
ReferenciaResumen rápido
Celular o computadora
| Tarea | Mejor en | Por qué |
|---|---|---|
| Registrar la cuenta | Solo celular | No existe el registro desde la computadora. Ninguno. |
| Configurar el perfil de empresa | Celular | Las herramientas para empresas están en la app. |
| Agregar artículos al catálogo | Celular | Las fotos de sus productos ya están ahí. |
| Escribir los mensajes de bienvenida y de ausencia | Celular | Solo se pueden editar en la app. |
| Verificación en dos pasos | Celular | Está en Configuración → Cuenta. |
| Responder el día a día | Computadora | Un teclado de verdad, una vez que la vinculó. Mucho más rápido. |
| Conseguir su código QR para imprimir | Computadora | Es más fácil descargarlo en resolución de impresión. |
| Vincular con su página de Facebook | Computadora | La configuración de la página es mucho más fácil en la computadora. |
Todo, en orden
- Decida: un segundo número (mejor) o convertir el que ya usa
- Si lo va a convertir, haga la copia de seguridad manual justo antes de empezar
- Instale WhatsApp Business y regístrese con el código de 6 dígitos
- Escriba con cuidado el nombre de su negocio: si lo cambia, se revisa
- Complete el perfil: logo, Info, descripción, categoría, horario, dirección, correo y sitio web
- Active la verificación en dos pasos y agregue un correo de recuperación
- Arme su catálogo y agrupe los artículos en colecciones
- Escriba sus mensajes de bienvenida y de ausencia, y configure cinco respuestas rápidas
- Consiga su enlace wa.me con un mensaje ya escrito, y su código QR
- Vincule su computadora y conecte su página de Facebook e Instagram
- Pruebe el enlace en un iPhone y en un Android antes de imprimir nada
Redactado en agosto de 2026. WhatsApp mueve de lugar las opciones de los menús entre versiones de la app, y funciones como los pagos y los mensajes automáticos varían según el país. Si una pantalla no coincide, busque el texto que signifique lo mismo.